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Comment bien s’organiser en tant qu’entrepreneure ?

Mathilde Edenne

Mathilde Edenne

En tant qu’entrepreneure, tu as énormément de tâches à gérer au quotidien, entre ta communication, tes rendez-vous clients, la satisfaction de tes clients et ta famille à gérer. Sans une bonne organisation, tu te retrouverais rapidement surchargée et peu productive. Si réussir à bien t’organiser est l’une de tes problématiques, sache que tu es au bon endroit. Dans cet article, je te donne des astuces et conseils pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneure et pour être plus productive. 

Pourquoi est-ce important de s’organiser en tant qu’entrepreneure ? 

L’organisation est un pilier fondamental pour tout entrepreneur. Elle te permet de rester concentrée sur tes objectifs, de gagner du temps, et de minimiser le stress. En tant qu’entrepreneure, tu es responsable de nombreux aspects de ton entreprise, et une organisation solide t’aide à maintenir le cap, même lorsque les défis se présentent.

Bien s’organiser pour ne rien oublier 

Avoir une organisation efficace est essentiel pour vivre sereinement au quotidien. Elle te garantit de ne rien oublier.

La gestion des relances clients, le respect des délais de projets, la facturation… En tant qu’entrepreneure, la liste des responsabilités peut sembler interminable.

Pourtant, comme le souligne brillamment David Allen, un expert en productivité : « ton cerveau est conçu pour avoir des idées, pas pour les retenir. »

Si tu tentes de garder en mémoire toutes ces informations, tu risques de surcharger ton esprit, créant ainsi une charge mentale inutile. C’est pourquoi une organisation efficace est un atout précieux qui te soulage dans ta vie quotidienne d’entrepreneure.

Bien s’organiser pour être efficace 

En tant qu’entrepreneur, chaque minute compte, car perdre du temps signifie perdre de l’argent. Ton système d’organisation doit être conçu pour te rendre efficace, quelle que soit la tâche que tu accomplis.

Plus ton organisation est solide, plus tu es efficace et plus, tu pourras réaliser de choses. Par conséquent, ton chiffre d’affaires sera plus élevé et te permettra de vivre de ton activité.

Nous ne sommes pas des robots, et il est tout à fait normal d’avoir des jours où tu es « en forme » et des jours où tu es « moins en forme ». Cependant, si ton système d’organisation est bien pensé, tu pourras l’adapter facilement en fonction de ton énergie quotidienne. Choisis une méthode que tu peux adapter à ta situation actuelle et qui te permettra d’être productive comme le Focus Friday.

Comment bien s’organiser : voici les clés pour réussir ! 

Utilise des to-do lists pour t’organiser 

L’utilisation de listes de tâches, ou « to-do lists, » est une pratique indispensable pour toi si tu cherches à maintenir une organisation efficace au quotidien. Ces simples listes de tâches peuvent sembler modestes, mais elles ont un impact considérable sur ta productivité et ta gestion du temps.

Les to-do listes permettent de : 

  • avoir plus de clarté sur toutes les tâches à accomplir ; 
  • réduire le stress en libérant ton esprit ; 
  • suivre l’évolution de tes tâches. 

Pour créer une to-do list efficace, tu dois : 

  • lister de manière claire et spécifique tes tâches de la journée : chaque élément de ta liste doit être clair et spécifique. Évite les tâches vagues comme « Travailler sur le projet. » Précise plutôt « Rédiger le rapport pour le projet XYZ. »
  • prioriser des tâches : identifie les tâches les plus importantes ou urgentes et mets-les en haut de la liste. Cela te permet de t’attaquer en premier lieu aux aspects essentiels de ton entreprise.
  • Définir des délais réalistes : attribue des délais à chaque tâche. Assure-toi que ces délais sont réalistes et réalisables. Cela t’aide à planifier ta journée de manière plus précise.
  • Utiliser des outils numériques ou physiques : tu peux créer des to-do lists manuscrites sur papier ou utiliser des applications de gestion des tâches en ligne. Choisis l’approche qui te convient le mieux. Les outils numériques offrent souvent des fonctionnalités de rappel et de suivi plus avancées.

L’utilisation de to-do lists est un élément central de ton organisation en tant qu’entrepreneure. En les intégrant dans ta routine quotidienne, tu pourras mieux gérer ton temps, rester concentrée sur tes objectifs et maximiser ta productivité, ce qui est essentiel pour ta réussite en tant qu’entrepreneur.

Découpe tes tâches 

Pour une organisation optimale, tu dois découper tes tâches en de plus petites actions. Cette stratégie présente plusieurs avantages.  En fragmentant une tâche complexe en plusieurs étapes, tu la rends moins intimidante. Au lieu de te confronter à une montagne de travail, tu as une série de petites collines à gravir. 

De plus, en décomposant une tâche, tu as une idée plus précise du temps nécessaire pour chaque étape. Cela te permet de planifier plus efficacement tes tâches et de respecter les délais. Par ailleurs, tu auras une vision précise de l’avancement de chaque tâche. Ainsi, tu ne te perdras plus dans le processus et tu sauras exactement où tu en es.

Prenons par exemple la tâche « publier un Reels TikTok. » Cette grande tâche peut être divisée en plusieurs étapes plus gérables :

  • Trouver l’idée.
  • Filmer.
  • Monter la vidéo.
  • Créer le visuel de couverture.
  • Rédiger la description.
  • Publier la vidéo.
  • Promouvoir la vidéo. 

Avoir une vision détaillée de tes tâches te permet de bien t’organiser dans ton quotidien d’entrepreneure. 

Utilise la puissance du time-blocking pour bien s’organiser en tant qu’entrepreneure 

Le time-blocking consiste à diviser ta journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques, ce qui te permet de maximiser ton efficacité et de mieux gérer ton temps.

Voici les principaux avantages de ce mode d’organisation : 

  • Gestion du temps plus efficace : en allouant des créneaux horaires définis à chaque tâche, tu évites la procrastination et les distractions inutiles. Tu te concentres entièrement sur la tâche en cours, ce qui te permet d’être plus productif.
  • Meilleure planification : le time-blocking te permet de planifier à l’avance. Tu sais exactement ce que tu vas faire à chaque moment de la journée. Cela t’aide à prioriser les tâches les plus importantes et à réduire les oublis. 
  • Gestion du stress : en sachant que tu as prévu du temps pour chaque responsabilité, tu réduis le stress lié aux échéances et aux urgences de dernière minute. Le time-blocking te donne un sentiment de contrôle sur ton emploi du temps.
  • Amélioration de la concentration : en te concentrant sur une seule tâche à la fois, tu améliores ta concentration et ta qualité de travail. Tu évites également la sensation d’être constamment « débordé » par un trop grand nombre de choses à faire.

Pour mettre en place le time-blocking, commence par répertorier les tâches les plus importantes que tu dois accomplir chaque jour. Classe-les par ordre de priorité. Ensuite, crée un calendrier. Utilise un calendrier ou un outil de gestion du temps pour planifier tes journées. Alloue des créneaux horaires spécifiques à chaque tâche, en fonction de leur priorité et de leur durée estimée. 

Assure-toi de respecter ton emploi du temps. L’un des aspects clés du time-blocking est de respecter rigoureusement ton emploi du temps. Évite de déborder sur d’autres tâches et reste concentré sur celle en cours. Par ailleurs, tu dois prévoir des temps de pause dans ton emploi du temps. 

Ces moments de repos sont indispensables pour recharger ton énergie et maintenir ta productivité. N’oublie pas d’être également flexible. Bien que le time-blocking soit une méthode structurée, il est important de rester flexible. Des ajustements peuvent être nécessaires en cas d’imprévus ou de changements de priorités.

Priorise tes tâches pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneure 

La priorisation des tâches te permet de focaliser ton temps et ton énergie sur les activités les plus importantes et les plus impactantes pour ton entreprise. Pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneure, établis des critères de priorité (impact sur les revenus, les délais, l’importance stratégique, etc). 

Classe tes tâches en fonction de ces critères. Les tâches qui répondent aux critères les plus élevés sont les plus prioritaires. Élabore une liste de tâches triée par priorité, en plaçant les tâches les plus importantes en haut de la liste. Cela te permet de commencer chaque journée en sachant exactement sur quoi te concentrer en premier. 

Lorsque tu travailles sur une tâche prioritaire, minimise les distractions et concentre-toi pleinement sur la tâche en cours. Cela améliorera ta productivité et t’aidera à accomplir plus en moins de temps.

Apprends à déléguer 

Apprendre à déléguer peut sembler contre-intuitif, car en tant qu’entrepreneure, tu peux avoir l’habitude de tout gérer toi-même. Cependant, la délégation efficace est indispensable pour optimiser ton organisation. 

Déléguer certaines tâches de ton entreprise te permettra de : 

  • libérer ton temps ; 
  • améliorer ta productivité ; 
  • développer ton équipe. 

Pour déléguer efficacement, tu dois : 

  • Identifier les tâches à déléguer : commence par identifier les tâches que tu pourrais déléguer. Cela peut inclure des tâches répétitives, des domaines dans lesquels tu n’as pas d’expertise particulière, ou des activités qui prennent trop de temps.
  • Choisir les bonnes personnes : sélectionne les membres de ton équipe ou les collaborateurs externes appropriés pour chaque tâche. Assure-toi qu’ils ont les compétences nécessaires et la compréhension de l’objectif. 
  • Faire confiance : une fois que tu as délégué une tâche, fais confiance à la personne pour la réaliser. Évite de microgérer, ce qui pourrait entraver leur efficacité.

Planifie tes temps de repos 

La planification de tes temps de repos est une composante essentielle de ton organisation en tant qu’entrepreneur. Bien que tu puisses être passionnée par ton entreprise et souhaiter travailler dur, il est tout aussi crucial de prévoir des périodes de repos pour maintenir un équilibre sain entre ta vie personnelle et celle professionnelle

Intègre des périodes de repos régulières dans ton emploi du temps. Que ce soit des courtes pauses pendant la journée ou des jours de repos complets, assure-toi d’avoir une routine. Traite tes temps de repos avec autant de sérieux que ton travail. Ne les annule pas sauf en cas d’urgence réelle. Apprends à dire NON. N’aie pas peur de décliner des engagements professionnels si cela empiète sur tes temps de repos prévus.

En tant qu’entrepreneure, l’organisation est une compétence essentielle. En suivant les conseils de cet article, tu peux développer une organisation solide qui te permettra de réussir dans ton entreprise tout en maintenant un équilibre entre ta vie professionnelle et personnelle. N’oublie pas que la clé du succès réside dans une gestion efficace de ton temps et de tes ressources.

N’attends pas plus longtemps, commence à mettre en pratique ces conseils dès aujourd’hui et deviens une entrepreneure organisée et prospère !

FAQ

Comment puis-je commencer à m’organiser efficacement en tant qu’entrepreneure ?

Commence par créer une liste de tâches quotidienne et découpe tes projets en tâches plus petites. Utilise également le time-blocking pour gérer ton temps de manière plus efficace.

Pourquoi est-il important de prioriser mes tâches en tant qu’entrepreneure ?

La priorisation te permet de te concentrer sur les tâches les plus importantes pour la croissance de ton entreprise. Cela t’aide à éviter de perdre du temps sur des tâches moins cruciales.

Comment puis-je éviter de me sentir submergée par mes responsabilités en tant qu’entrepreneure ?

Découpe tes projets en tâches plus petites et prévois du temps pour gérer les imprévus. La délégation est aussi un excellent moyen de réduire ta charge de travail.

Pourquoi est-il essentiel de planifier des temps de repos en tant qu’entrepreneure ?

Les temps de repos te permettent de te ressourcer mentalement et physiquement. Cela te rendra plus productif et créatif lorsque tu retourneras au travail.

Comment puis-je maintenir un équilibre entre ma vie privée et mon entreprise en tant qu’entrepreneure ?

Établis des limites claires et respecte-les. Accorde-toi du temps de qualité avec tes proches et apprends à déconnecter du travail lorsque c’est nécessaire.

Que faire si je fais face à des défis imprévus dans mon entreprise en dépit de mon organisation ?

Les défis font partie de la vie entrepreneuriale. Reste flexible, adapte-toi aux circonstances et n’hésite pas à demander de l’aide ou à déléguer si nécessaire.

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